CentIA
DPA
Version du 02/11/2026
Contrat de sous-traitance des données personnelles (DPA) — Service CentIA
Article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD)
Version : DPA v1.4 du 04/11/2026 ; empreinte SHA-256 dans la page générée
Les parties
Le Client : l'entreprise identifiée dans son compte sur la Plateforme et sur le devis accepté (dénomination, forme, numéro SIREN vérifié à l'ouverture du compte, adresse du siège, nom et qualité du représentant), agissant en qualité de responsable de traitement (le « Client ») ;
et CentIA : G CENTAURE, EURL (SARL à associé unique) au capital de 1 000 €, RCS Évry 130 917 222, siège : 12 square Hector Berlioz, 91250 Saint-Germain-lès-Corbeil, représentée par Grégory Centaure, gérant, agissant en qualité de sous-traitant (« CentIA »).
Préambule
Le Client a souscrit le service CentIA (le « Service ») selon les conditions générales de vente et de service de CentIA (les « CGV »), les conditions générales d'utilisation de la Plateforme (les « CGU ») et le devis qu'il a accepté. Pour fournir le Service, CentIA traite des données personnelles pour le compte du Client. Le présent contrat fixe les conditions de ces traitements, conformément à l'article 28 du RGPD. Il fait partie du contrat de Service ; sur la protection des données, il prime sur les CGV et les CGU. Les termes commençant par une majuscule (Machine dédiée, Assistant, Canal, Utilisateurs, Documents confiés, Données du Client, Données exportables, Espace client, Option de stockage sécurisé, Assistant de support) ont le sens que leur donnent les CGV. Il est accepté par voie électronique (article 28, paragraphe 9, du RGPD).
Article 1 — Rôles
1.1 Le Client est responsable du traitement des données personnelles qu'il confie au Service ou que ses Utilisateurs y échangent : Documents confiés, conversations avec l'Assistant, documents produits, informations mémorisées, routines, données issues des services qu'il raccorde (connecteurs), contenu de l'Option de stockage sécurisé. Il décide des finalités et des moyens essentiels : documents confiés, personnes autorisées, fonctions, routines et connecteurs activés.
1.2 CentIA agit comme sous-traitant pour ces données : elle héberge la Machine dédiée, exécute l'Assistant et ses routines, sauvegarde et exporte les données sur instruction du Client. C'est la répartition que la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) retient en règle générale pour un fournisseur de service en nuage.
1.3 CentIA est responsable de ses propres traitements : comptes de la Plateforme, contrôle du SIREN et du secteur d'activité, facturation, recouvrement, support (y compris l'Assistant de support), prospection, sécurité de ses outils. Ils figurent à son registre des traitements et sont décrits dans sa politique de confidentialité ; ils ne relèvent pas du présent contrat.
1.4 Telegram est un tiers choisi par le Client comme Canal, selon ses propres conditions, et non un sous-traitant ultérieur de CentIA. Les éditeurs des services raccordés par le Client agissent pour le compte du Client selon le contrat qu'il a avec eux. Le bot propre à chaque Client est créé par le robot gestionnaire de CentIA. Pour le canal WhatsApp optionnel sur le numéro CentIA partagé, CentIA est sous-traitante du Client et Meta est sous-traitant ultérieur. L'annexe 3 distingue ces rôles et les transferts qu'ils impliquent.
Article 2 — Description des traitements
Les traitements confiés à CentIA (objet, nature, finalité, catégories de données et de personnes, durées) sont décrits à l'annexe 1.
Article 3 — Durée
Le présent contrat s'applique pendant toute la durée du contrat de Service, puis jusqu'à l'effacement complet des données prévu à l'article 11.
Article 4 — Instructions du Client
4.1 CentIA traite les données uniquement sur instruction documentée du Client, y compris en ce qui concerne les transferts de données vers un pays tiers. Constituent des instructions documentées : le contrat de Service (devis, CGV, CGU, présent DPA) ; la configuration du Service validée par le Client dans son Espace client (Documents confiés, Utilisateurs autorisés, fonctions, routines, connecteurs) ; les demandes que les Utilisateurs autorisés adressent à l'Assistant dans le cadre de ces fonctions ; les actions effectuées par les Membres dans l'Espace client (dépôt, téléchargement, suppression réservée au Dirigeant, export), qui sont enregistrées ; toute instruction écrite ultérieure du Client.
4.2 Si CentIA estime qu'une instruction enfreint le RGPD ou une autre règle de protection des données, elle en informe immédiatement le Client.
4.3 CentIA ne transfère pas de données hors de l'Union européenne, sauf dans les cas listés à l'annexe 3 ou si le droit de l'Union ou d'un État membre l'y oblige ; dans ce dernier cas, elle en informe le Client avant le traitement, sauf si la loi l'interdit pour des motifs importants d'intérêt public.
4.4 CentIA n'utilise pas les Données du Client pour ses propres besoins : ni revente, ni publicité, ni entraînement de modèles d'intelligence artificielle.
Article 5 — Confidentialité et accès
5.1 Les personnes autorisées par CentIA à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité, contractuelle ou légale. À la date du présent contrat, il s'agit du représentant légal seul.
5.2 CentIA n'accède au contenu des Données du Client que lorsque c'est nécessaire : exécution d'une demande du Client portant sur un document de l'Option de stockage sécurisé (dépôt depuis la page Mon stockage de l'Espace client ou par Telegram, téléchargement, suppression ; annexe 2, point 10), maintenance, réparation, support demandé par le Client, sécurité, ou obligation légale. Les connexions d'administration à la Machine dédiée sont enregistrées dans les journaux du système.
5.3 Assistant de support. L'Assistant de support de CentIA n'a aucun accès aux Données du Client : ni aux documents, ni aux conversations avec l'Assistant, ni à sa mémoire. Il ne lit que l'état technique et commercial du Service. Chacune de ses actions est enregistrée.
Article 6 — Sécurité
CentIA applique les mesures techniques et organisationnelles décrites à l'annexe 2 (article 32 du RGPD). Elle les maintient pendant toute la durée du contrat et ne les réduit pas sans en informer le Client au préalable. Elle aide le Client, dans la mesure de ce qui dépend d'elle, à respecter ses propres obligations de sécurité.
Article 7 — Sous-traitants ultérieurs
7.1 Autorisation générale. Le Client autorise CentIA à faire appel aux sous-traitants ultérieurs listés à l'annexe 3, partie A. Les prestataires de la partie B n'interviendront qu'après l'information prévue à l'article 7.2. La liste à jour est publiée à l'annexe 3 du présent DPA, accessible sur le site à l'adresse /dpa.
7.2 Information préalable. CentIA informe le Client par écrit, par courrier électronique et dans l'Espace client, au moins trente jours à l'avance, de tout ajout ou remplacement d'un sous-traitant ultérieur, en indiquant son nom, son rôle, le lieu du traitement, l'éventuel transfert hors de l'Union européenne et sa base, et les garanties prévues.
7.3 Opposition. Pendant ce délai, le Client peut s'opposer au changement par écrit, en indiquant ses motifs. Si CentIA maintient le changement, le Client peut mettre fin au contrat sans frais ni pénalité de sortie anticipée avant la date à laquelle le changement prend effet ; la procédure de sortie des CGV (article 22) s'applique alors gratuitement.
7.4 Mêmes obligations. CentIA impose à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat écrit, des obligations de protection des données équivalentes à celles du présent contrat, en particulier des garanties suffisantes quant aux mesures de sécurité. Lorsqu'un prestataire n'accepte que ses conditions standard, CentIA vérifie qu'elles offrent ces garanties et les archive ; elle communique au Client, sur demande, les conditions de sous-traitance acceptées auprès de chaque prestataire de l'annexe 3.
7.5 CentIA reste pleinement responsable envers le Client de l'exécution de leurs obligations par ses sous-traitants ultérieurs.
7.6 Transferts hors de l'Union européenne. L'annexe 3 indique, pour chaque sous-traitant ultérieur et chaque destinataire, s'il traite des données hors de l'Union européenne et sur quel fondement (décision d'adéquation, clauses contractuelles types, autre garantie de l'article 46 du RGPD). CentIA ne fait appel à aucun transfert qui ne reposerait pas sur l'un de ces fondements.
Article 8 — Droits des personnes concernées
8.1 Le Client répond aux demandes des personnes concernées (accès, rectification, effacement, opposition, limitation, portabilité). CentIA l'aide à y répondre, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans un délai de dix jours ouvrés à compter de sa demande : recherche des données sur la Machine dédiée et dans l'Option de stockage sécurisé (Documents confiés, documents produits, informations mémorisées, historique des conversations), correction ou suppression. Une suppression n'est durable que si le document d'origine est aussi supprimé ou retiré des Documents confiés par le Client. Dans l'Option de stockage sécurisé, le contenu d'un document supprimé reste conservé trente jours avant son effacement automatique (annexe 1), sans réutilisation ni restauration. À la demande du Client transmettant une demande d'effacement au titre de l'article 17 du RGPD, CentIA efface définitivement les versions concernées dans les meilleurs délais, sans attendre cette purge automatique.
8.2 Si une personne s'adresse directement à CentIA, CentIA transmet sa demande au Client sans délai et n'y répond pas elle-même, sauf instruction du Client.
Article 9 — Assistance au Client
CentIA aide le Client, en fonction de la nature du traitement et des informations dont elle dispose, à respecter ses obligations de sécurité (article 32 du RGPD), à notifier les violations de données (articles 33 et 34), à réaliser une analyse d'impact lorsque celle-ci est requise (article 35) et, le cas échéant, à consulter la CNIL au préalable (article 36). Elle lui fournit à cette fin la description des traitements (annexe 1), des mesures de sécurité (annexe 2) et des sous-traitants (annexe 3).
Article 10 — Violation de données personnelles
10.1 CentIA notifie au Client toute violation de données personnelles touchant les Données du Client dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, et au plus tard quarante-huit heures après en avoir pris connaissance, par courrier électronique, par téléphone aux contacts de l'article 15, et dans l'Espace client, afin que le Client puisse notifier la CNIL dans les soixante-douze heures qui suivent sa propre prise de connaissance (article 33 du RGPD).
10.2 La notification indique, dans la mesure du possible : la nature de la violation (catégories et nombre approximatif de personnes et d'enregistrements concernés), ses conséquences probables, les mesures prises ou proposées pour y remédier, et le contact chez CentIA. Si toutes ces informations ne sont pas disponibles en même temps, elles sont communiquées au fur et à mesure.
10.3 CentIA documente la violation, prend les mesures nécessaires pour en limiter les effets, et aide le Client à notifier la CNIL et, le cas échéant, à informer les personnes concernées. Elle ne notifie pas elle-même la CNIL au nom du Client, sauf instruction écrite de celui-ci.
10.4 Violation touchant les propres traitements de CentIA. Lorsque la violation touche un traitement dont CentIA est responsable (par exemple les comptes de la Plateforme), CentIA la notifie elle-même à la CNIL dans les soixante-douze heures après en avoir pris connaissance, sauf si elle n'est pas susceptible d'engendrer un risque pour les personnes, et informe les personnes concernées lorsque la loi l'exige. Elle tient un registre de toutes les violations. La procédure écrite d'incident désigne la personne qui notifie : le représentant légal seul (contact@centia.fr, 06 03 49 92 56).
Article 11 — Sort des données à la fin du contrat
11.1 À la fin du contrat de Service, quelle qu'en soit la cause, y compris un impayé ou un changement de fournisseur, les Données du Client lui restent accessibles et exportables, puis elles sont effacées, selon l'article 22 des CGV. Le Client choisit ainsi entre la restitution (export) et l'effacement ; il peut demander un effacement sans export préalable.
11.2 Les étapes sont les suivantes :
- préavis de deux mois au plus (en pratique : fin du mois d'abonnement en cours, sauf date plus tardive choisie par le Client) ;
- le cas échéant, Période de transition de trente jours au plus, pendant laquelle le Service continue de fonctionner et CentIA assiste le Client et son nouveau fournisseur ;
- à la fin du contrat, Période de récupération de trente jours au moins, pendant laquelle toutes les Données exportables restent accessibles et exportables depuis l'Espace client ;
- à son terme, effacement de toutes les Données du Client : Machine dédiée, volumes, instantanés, archives de sauvegarde sur la Machine dédiée et, si une copie hors machine a été activée ultérieurement, hors de celle-ci lorsque de telles copies ont été activées ultérieurement, contenu de l'Option de stockage sécurisé, avec révocation des accès associés ;
- remise au Client d'une attestation d'effacement dans un délai de quinze jours, qui vaut preuve au titre de l'article 28, paragraphe 3, point g), du RGPD.
11.3 Export complet. Les Données exportables comprennent l'historique des conversations avec l'Assistant, sa mémoire et son carnet, la configuration, les routines, les Documents confiés, les documents produits et le contenu de l'Option de stockage sécurisé (CGV, annexe 3). Elles sont remises dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, selon les deux parties décrites à l'article 22.4 des CGV.
11.4 CentIA ne conserve aucune copie du contenu des Données du Client, sauf obligation légale de l'Union ou d'un État membre qui l'y contraindrait ; elle en informerait alors le Client.
11.5 Les messages conservés par Telegram ou WhatsApp dans les applications des Utilisateurs ne peuvent pas être effacés par CentIA. Le Client et ses Utilisateurs peuvent les exporter ou les supprimer depuis leur application.
11.6 Pendant une suspension. Une suspension pour impayé ou pour raison de sécurité n'entraîne ni effacement ni rétention : le Client garde l'accès à ses Données exportables (CGV, articles 10.5 et 20).
Article 12 — Registre, documentation et audit
12.1 CentIA tient le registre des catégories de traitements effectués pour le compte de ses clients (article 30, paragraphe 2, du RGPD), ainsi que le registre de ses propres traitements (article 30, paragraphe 1). Ils sont présentés à la CNIL sur demande.
12.2 CentIA met à la disposition du Client la documentation nécessaire pour démontrer le respect du présent contrat : le présent DPA et ses annexes, le rapport des contrôles automatiques réalisés à la mise en service de sa Machine dédiée, la liste à jour des sous-traitants ultérieurs, le registre public des formats d'export (CGV, article 22.8) et, en fin de contrat, l'attestation d'effacement.
12.3 Le Client peut réaliser, ou faire réaliser par un auditeur indépendant tenu au secret et qui n'est pas un concurrent de CentIA, un audit par an, en prévenant CentIA au moins trente jours à l'avance. L'audit a lieu pendant les jours ouvrés, aux frais du Client, sans compromettre la sécurité des autres clients. Après une violation de données, un audit supplémentaire est possible. CentIA y coopère de bonne foi. L'audit des centres de données des sous-traitants ultérieurs s'exerce au moyen des certifications et rapports que ceux-ci publient, que CentIA transmet au Client lorsqu'ils existent.
Article 13 — Obligations du Client
Le Client s'engage à :
- disposer d'une base légale pour les traitements qu'il confie à CentIA, et informer les personnes concernées, en particulier ses salariés, de l'utilisation de l'Assistant ;
- choisir les Documents confiés, et n'y placer ni données de santé, ni autres données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD, ni données relatives aux condamnations et aux infractions (article 10) : le Service n'est pas un hébergement certifié pour les données de santé et n'est pas proposé aux professionnels de santé (CGV, articles 1.3 et 14.4) ; supprimer sans délai, ou faire supprimer, toute donnée de cette nature déposée par erreur ;
- s'en tenir à une seule personne nommée par abonnement (CGU, article 5.2), et protéger ses comptes de messagerie et de connexion ;
- donner des instructions conformes au RGPD ;
- assumer ses choix pour les services tiers qu'il raccorde à l'Assistant (annexe 3, partie C), et vérifier auprès de leurs éditeurs les conditions de traitement et de transfert qui s'y appliquent ;
- transmettre à CentIA, sans délai, les demandes de personnes concernées qui nécessitent son aide.
Article 14 — Responsabilité
Chaque partie répond des manquements qui lui sont imputables, dans les conditions de l'article 82 du RGPD. Le plafond de responsabilité de l'article 18 des CGV s'applique aux manquements de CentIA au présent contrat, sauf pour les amendes administratives et les indemnisations dues aux personnes concernées qui résultent d'un manquement propre à CentIA à ses obligations de sous-traitant.
Article 15 — Contacts
- Pour le Client : le contact « données personnelles » renseigné dans son Espace client ; à défaut, le Dirigeant du compte.
- Pour CentIA : le représentant légal seul, contact@centia.fr, 06 03 49 92 56.
Acceptation
Accepté en ligne depuis l'Espace client avec le devis, à la date et à l'heure enregistrées par CentIA (CGV, article 5.3). Le Client peut télécharger le présent contrat et ses annexes depuis son Espace client.
Annexe 1 — Description des traitements
| Finalité | Fournir au Client un assistant d'intelligence artificielle qui lit les documents que le Client lui confie, répond à ses Utilisateurs, exécute les routines choisies, produit des documents et retient leurs préférences selon la règle de mémorisation décrite à l'annexe 2, point 7. |
| Nature des opérations | Réception de copies des documents confiés par le Client, par la voie prévue au devis (envoi par Telegram, espace de stockage en ligne raccordé avec son autorisation, ou dépôt dans l'Option de stockage sécurisé depuis l'Espace client lorsqu'elle est souscrite) ; stockage ; téléchargement et suppression, depuis l'Espace client, des documents déposés dans l'Option de stockage sécurisé ; lecture et recherche dans ces fichiers ; envoi des textes nécessaires au modèle d'intelligence artificielle pour analyse et rédaction ; production de documents ; transcription des messages vocaux et lecture du texte des images, sur la Machine dédiée ; conversation par Telegram, par WhatsApp lorsque le devis le prévoit, et depuis l'Espace client ; WhatsApp et le chat web ne transmettent pas de fichier à l'Assistant ; exécution des routines ; lecture dans les services raccordés par le Client (connecteurs) ; recherche sur internet par un moteur installé sur la Machine dédiée, lorsqu'elle est activée ; mémorisation automatique des préférences non sensibles, selon une règle fixe (annexe 2, point 7) ; sauvegarde quotidienne sur la Machine dédiée ; export ; effacement. |
| Personnes concernées | L'Utilisateur, seule personne nommée par abonnement (le dirigeant titulaire) ; les personnes dont les données figurent dans les documents et les échanges du Client : clients, prospects, fournisseurs, salariés, partenaires, interlocuteurs. |
| Catégories de données | Identification et coordonnées ; vie professionnelle ; données économiques et financières présentes dans les documents (devis, factures, relevés) ; contenu des documents, des messages et des fichiers échangés ; messages vocaux ; identifiant Telegram du Dirigeant qui a raccordé le Canal ; identifiants de connexion des Membres à l'Espace client ; données issues des services raccordés (messagerie, agenda, espaces de travail), selon les autorisations du Client ; données techniques de fonctionnement (journaux, compteurs de consommation). |
| Données exclues | Données de santé ; autres catégories particulières de données (article 9 du RGPD) ; données relatives aux condamnations et aux infractions (article 10). |
| Lieu | France, région parisienne (Machine dédiée, modèle d'intelligence artificielle et Option de stockage sécurisé, chez Scaleway SAS). Exceptions : voir l'annexe 3 (messageries, connecteurs, moteurs de recherche). |
| Durée | Celle du contrat de Service, puis la procédure de sortie (article 11). |
Durées de conservation pendant le contrat
| Données | Durée |
|---|---|
| Documents confiés et contenu de l'Option de stockage sécurisé | Pendant toute la durée du contrat ; le Dirigeant peut supprimer un document à tout moment. Dans l'Option, un document supprimé depuis l'Espace client disparaît aussitôt de la liste, mais son contenu reste conservé, sous forme de version antérieure, pendant trente jours, puis il est effacé automatiquement ; jusque-là, il reste compté dans la capacité souscrite et la place n'est pas libérée. Les versions antérieures d'un fichier remplacé sont conservées de même trente jours. Une copie temporaire d'un document lu par l'Assistant peut en outre rester dans le cache de la Machine dédiée jusqu'à vingt-quatre heures après sa dernière lecture |
| Documents produits, carnet et informations mémorisées | Pendant toute la durée du contrat ; le Client peut en demander la suppression à tout moment |
| Historique des conversations sur la Machine dédiée | Durée du contrat ; le Client peut en demander la suppression |
| Archives de sauvegarde quotidienne | Les quatorze dernières sur la Machine dédiée ; Sans objet tant que la copie hors machine n'est pas activée |
| Requêtes envoyées au modèle d'intelligence artificielle | Non conservées par l'hébergeur du modèle, selon ses déclarations, sauf conservation temporaire en cas d'usage abusif ou d'incident technique (annexe 3) |
| Requêtes de recherche sur internet | Non conservées sur la Machine dédiée au-delà de la conversation ; les moteurs interrogés appliquent leurs propres règles (annexe 3, partie D) |
| Messages sur Telegram ou WhatsApp | Selon les règles de ces messageries ; supprimables par les Utilisateurs depuis leur application |
Annexe 2 — Mesures techniques et organisationnelles
Plusieurs de ces mesures sont vérifiées automatiquement à la mise en service de chaque Machine dédiée, avant la remise des accès au Client ; le rapport de ces contrôles est disponible dans l'Espace client.
- Une machine par client. Chaque Client dispose de sa propre Machine dédiée ; aucune autre entreprise ne l'utilise. Chaque Client dispose de sa propre enveloppe mensuelle de consommation du modèle d'intelligence artificielle : un client ne peut pas consommer l'enveloppe d'un autre. En revanche, l'hébergeur du modèle limite le débit (volume de texte et nombre de requêtes traités par minute, requêtes simultanées) pour l'ensemble des clients de CentIA. Lors d'un pic de demande, une réponse de l'Assistant peut donc être retardée, ou refusée temporairement puis relancée.
- Réseau fermé. Le pare-feu refuse toute connexion entrante, sauf sur deux ports : l'administration par CentIA, par connexion chiffrée (SSH) authentifiée par clé, et le port du logiciel de synchronisation de fichiers (22000), qui n'accepte que les appareils préalablement autorisés et ne sert à aucun Client qui n'a pas installé ce logiciel. Un outil bloque les tentatives de connexion répétées.
- Documents en lecture. L'Assistant lit les Documents confiés sans pouvoir modifier les fichiers d'origine du Client, qui restent chez lui ou dans l'espace de stockage qu'il a raccordé.
- Outils de l'Assistant confinés. Les outils d'exécution de l'Assistant fonctionnent dans un conteneur isolé, sans accès au réseau, où la copie des documents n'est accessible qu'en lecture et où les clés d'accès ne sont pas lisibles. Ces trois propriétés sont contrôlées automatiquement à la mise en service.
- Chiffrement. Les échanges sont chiffrés en transit : connexion chiffrée (HTTPS) vers l'Espace client, vers le modèle d'intelligence artificielle et vers les services raccordés ; chiffrement entre les appareils et les serveurs de Telegram ou de WhatsApp, sans chiffrement de bout en bout entre l'Utilisateur et l'Assistant. Au repos, toutes les Données du Client (documents, mémoire, historique, archives) sont placées sur un volume chiffré de la Machine dédiée, avec une clé générée sur la machine elle-même et conservée sur celle-ci afin qu'elle puisse redémarrer seule sans intervention. Limite de cette mesure : ce chiffrement protège un disque détaché, copié ou pris en instantané séparément de sa machine ; il ne protège pas contre un accès administrateur à la machine allumée, qu'il vienne de CentIA, qui exploite la machine, ou de l'hébergeur. Aucune copie hors machine n'est active à la date de cette version. L'Option de stockage sécurisé est chiffrée au repos par l'hébergeur.
- Clés et secrets. La machine sépare les rôles par comptes système : l'Assistant et l'administration ont chacun le leur. Les clés de fonctionnement de l'Assistant (accès au modèle, bot de messagerie, connecteurs) sont rangées dans un fichier que seul son compte de service peut lire ; elles sont illisibles depuis le conteneur où s'exécutent ses outils (point 4, contrôlé à la mise en service). Sont réservés au compte d'administration, notamment : les journaux d'installation, la clé de chiffrement du volume des données et la clé de récupération de la sauvegarde. Les paramètres d'installation conservés chez l'hébergeur ne contiennent plus de clé après la mise en service.
- Mémoire encadrée par une règle fixe. L'Assistant retient automatiquement, sans intervention humaine, les préférences non sensibles exprimées par un Utilisateur autorisé, leurs corrections et les demandes d'oubli : une classification déterministe, appliquée avant chaque écriture, tient lieu de validation. Une formulation ambiguë reste en attente d'une confirmation. Sont toujours refusés comme préférences : les secrets, les consignes venues d'un document, les droits d'accès, le budget, le choix du fournisseur d'intelligence artificielle et les raccordements. L'Assistant consigne aussi dans son carnet de travail ce que le Client lui confirme. Le Client peut à tout moment demander ce qui a été retenu, en demander l'oubli, et l'exporter.
- Mises à jour. Le système applique automatiquement les correctifs de sécurité, avec un redémarrage nocturne si nécessaire. Les versions des logiciels de l'Assistant sont figées et mises à jour par CentIA après essai sur une machine de test, avec possibilité de retour à la version précédente.
- Sauvegarde. Archive quotidienne du travail de l'Assistant (3 h 30, heure de Paris), quatorze archives conservées sur la machine. Aucune copie hors machine n'est active ; ces archives ne protègent pas contre la perte complète de la machine. La restauration est testée : une archive altérée est détectée et refusée. Le Dirigeant peut restaurer lui-même une sauvegarde depuis son Espace client.
- Option de stockage sécurisé. Espace de stockage d'objets dédié au Client chez Scaleway SAS, en France (région parisienne), réparti sur plusieurs zones de disponibilité, avec conservation des versions pendant trente jours. Deux accès seulement : la Machine dédiée du Client, avec sa propre clé, en lecture ; la Plateforme de CentIA, avec une clé qui lui est propre, commune à tous les clients et dont le secret ne quitte pas les serveurs de la Plateforme. Sur les documents déposés, cette clé permet le dépôt, la lecture et la suppression ; celle-ci est réservée au Dirigeant. CentIA ne s'en sert que pour exécuter les demandes du Client (dépôt depuis la page Mon stockage de l'Espace client ou par Telegram, téléchargement et suppression depuis l'Espace client, export), pour mesurer l'espace utilisé et pour l'effacement de fin de contrat (point 18). Pour un téléchargement, la Plateforme vérifie que la personne connectée est Membre du compte du Client, puis lui remet un lien personnel valable soixante secondes : le fichier est transmis directement par l'hébergeur à son navigateur, sans passer par les serveurs de la Plateforme. Chaque suppression faite depuis l'Espace client est enregistrée (auteur, document, date). Une suppression ne libère la place qu'après trente jours (annexe 1).
- Surveillance. Contrôle automatique de la machine toutes les heures ; contrôle de l'ensemble des machines toutes les trente minutes, avec alerte envoyée à CentIA ; surveillance fonctionnelle des capacités vendues au devis.
- Accès de CentIA. Administration par connexion chiffrée avec des clés détenues par CentIA, limitée aux cas de l'article 5.2 ; connexions enregistrées dans les journaux du système.
- Plafond d'usage. Une enveloppe mensuelle limite la consommation du modèle d'intelligence artificielle ; un appel au modèle dont le coût dépasse la limite fixée par appel est refusé ; chaque routine s'exécute au plus une fois par jour.
- Recherche sur internet. Lorsque la recherche sur internet est activée pour le Client, elle passe par un moteur de métarecherche installé sur la Machine dédiée, qui interroge les moteurs listés à l'annexe 3, partie D ; tout repli automatique vers d'autres services de recherche est coupé. Les requêtes sont limitées à ce qui est nécessaire à la recherche demandée.
- Assistant de support. Liste fermée d'actions, aucun accès aux Données du Client, confirmation de toute modification d'abonnement par le Client dans son Espace client, journalisation de chaque action ; protection contre les instructions injectées dans les messages.
- Comptes de la Plateforme. Connexion par adresse électronique (mot de passe ou lien à usage unique), Apple, Google ou clé d'accès, selon ce qui est proposé ; une seule personne nommée par abonnement, avec protection du dernier Dirigeant actif ; seules les actions d'un Dirigeant engagent le contrat ; liens personnels à codes aléatoires dont seule une empreinte est conservée.
- Organisation. Obligation de confidentialité des personnes habilitées ; procédure écrite en cas d'incident, avec notification du Client dans le délai de l'article 10.1 ; registre des violations.
- Fin de contrat. Avant de détruire une Machine dédiée, CentIA prend un instantané de ses volumes, conservé au plus tard jusqu'à la fin de la Période de récupération, puis supprimé ; l'effacement couvre la machine, ses volumes, ses instantanés, ses archives sur la machine et, si une copie hors machine a été activée ultérieurement, hors de celle-ci, et l'Option de stockage sécurisé ; une attestation est remise.
Annexe 3 — Sous-traitants ultérieurs, destinataires et transferts hors de l'Union européenne
Liste à jour : la présente annexe, publiée à l'adresse /dpa. Tout ajout ou remplacement d'un sous-traitant ultérieur est annoncé au Client trente jours à l'avance (article 7.2).
Le robot gestionnaire de CentIA crée le bot propre à chaque Client ; les données d'appairage et la clé transitent par la plateforme CentIA hébergée en France chez Scaleway.
A. Sous-traitants ultérieurs actifs (Données du Client)
| Prestataire | Rôle | Données concernées | Lieu | Transfert hors UE et garanties |
|---|---|---|---|---|
| Scaleway SAS (RCS Paris 433 115 904, 8 rue de la Ville-l'Évêque, 75008 Paris) — hébergement | Hébergement de la Machine dédiée : serveur, volumes, instantanés, paramètres | Toutes les données présentes sur la Machine dédiée | France, région parisienne | Aucun. Contrat de sous-traitance de Scaleway accepté par CentIA ; liste des sous-traitants de Scaleway publiée par celle-ci. |
| Scaleway SAS — service d'intelligence artificielle générative | Exécution du modèle d'intelligence artificielle (nom du modèle au devis, ou modèle de secours en cas d'indisponibilité) | Textes envoyés par l'Assistant : questions, extraits de documents, contexte de la conversation | France (région parisienne), selon Scaleway | Aucun. Scaleway déclare ne pas collecter, lire, réutiliser ni analyser le contenu des requêtes et des réponses, ne pas le rendre accessible aux concepteurs des modèles et ne pas l'utiliser pour entraîner des modèles, sauf conservation temporaire nécessaire au service. Déclaration relevée sur la documentation publique de Scaleway le 19/10/2026. |
| Scaleway SAS — stockage d'objets | Option de stockage sécurisé (CGV, article 8.5) | Documents déposés par le Client dans l'Option, avec leurs versions (trente jours) | France (région parisienne), plusieurs zones de disponibilité | Aucun. |
B. Sous-traitants ultérieurs prévus, non actifs à ce jour
Ils n'interviendront qu'après l'information préalable de trente jours (article 7.2) et, lorsqu'ils dépendent d'une option, qu'après sa souscription par le Client.
| Prestataire | Rôle | Données concernées | Lieu | Transfert hors UE et garanties |
|---|---|---|---|---|
| Meta Platforms Ireland Limited (entité contractante pour l'Europe de la plateforme WhatsApp Business) — WhatsApp Business (interface « Cloud API ») | Sous-traitant ultérieur pour le canal optionnel sur le numéro CentIA partagé, avec appairage privé au dossier ; ouverture conditionnée par la vérification Business Meta et l'activation du canal par CentIA ; canal suspendable selon les règles de Meta | Numéro utilisateur, textes et métadonnées ; file temporaire CentIA de vingt-quatre heures, notes dans l'Espace client conservées trente jours ; photos et PDF non transmis à l'Assistant, invitation au dépôt depuis l'Espace client | Irlande, avec traitement aux États-Unis par WhatsApp LLC et Meta Platforms, Inc. | Transfert vers les États-Unis fondé sur le cadre de protection des données UE–États-Unis (décision d'adéquation du 10 juillet 2023), avec, à titre subsidiaire, les clauses contractuelles types (addendum de transfert de WhatsApp pour les entreprises). Pas de chiffrement de bout en bout entre l'Utilisateur et l'Assistant. |
C. Tiers choisis par le Client : Canal et connecteurs
| Prestataire | Rôle | Données concernées | Lieu | Transfert hors UE et garanties |
|---|---|---|---|---|
| Telegram (Telegram Messenger Inc. ; représentant dans l'Union européenne : European Data Protection Office, Avenue Huart Hamoir 71, 1030 Bruxelles) | Acheminement des messages entre le seul Dirigeant raccordé et l'Assistant par le bot de l'Assistant | Messages, fichiers et messages vocaux échangés avec l'Assistant ; identifiants Telegram | Société établie hors de l'Union européenne ; selon sa politique de confidentialité (version du 21 août 2026), les données des comptes ouverts depuis l'Espace économique européen sont stockées aux Pays-Bas | Telegram est un service choisi par le Client comme Canal (article 1.4) : il agit pour son propre compte, selon ses propres conditions, et n'est pas un sous-traitant ultérieur de CentIA. CentIA n'y envoie que les réponses de l'Assistant destinées au Dirigeant raccordé, par le robot créé pour le Client. Les garanties de transfert sont celles que Telegram publie (clauses contractuelles types internes à son groupe) ; CentIA n'en apporte pas d'autre. Pour les contenus confidentiels, le chat de l'Espace client, hébergé en France, est recommandé. Pas de chiffrement de bout en bout avec un bot. |
Le Client raccorde lui-même son compte chez ces éditeurs, par une autorisation en un clic (OAuth) ou par un lien de lecture. Il reste titulaire du compte et peut retirer l'autorisation à tout moment. L'Assistant n'y accède que dans la mesure prévue au devis. Ces éditeurs traitent les données du Client selon leurs propres conditions, dans lesquelles ils agissent pour le compte du Client ; ils ne sont pas des sous-traitants ultérieurs de CentIA. Les connecteurs proposés, l'entité contractante de chaque éditeur et les transferts hors de l'Union européenne qu'ils impliquent sont indiqués dans l'Espace client avant chaque autorisation. Les connecteurs proposés sont ceux affichés dans l'Espace client au moment de l'autorisation. Seuls sont proposés les connecteurs d'une liste fixée par CentIA, limités à des opérations de lecture.
D. Destinataires techniques
| Destinataire | Ce qui transite | Observations |
|---|---|---|
| Moteurs de recherche interrogés par le moteur de métarecherche de la Machine dédiée, lorsque la recherche sur internet est activée pour le Client : DuckDuckGo, Brave et Wikipédia, y compris leurs services d'actualités ; chacun applique ses propres conditions et peut traiter les requêtes hors de l'Union européenne | Les requêtes de recherche formulées par l'Assistant, qui peuvent reprendre des éléments de la demande de l'Utilisateur ; l'adresse IP de la Machine dédiée | Aucun contrat avec ces moteurs : ils reçoivent des requêtes comme tout internaute. Le Client en tient compte avant d'activer la recherche et dans ce qu'il demande à l'Assistant ; les requêtes sont réduites au nécessaire (annexe 2, point 14). |
| Serveurs publics de découverte et de relais de Syncthing | Adresse IP et identifiant de l'appareil, aucune donnée de document | Le service de synchronisation reste actif sur la Machine dédiée ; aucun logiciel n'est installé chez le Client. |
| Dépôts publics de logiciels | Aucune donnée du Client | Installation et mises à jour |
E. Prestataires de CentIA pour ses propres traitements (hors du présent contrat)
Pour mémoire : ces prestataires traitent des données dont CentIA est responsable (relation commerciale, Plateforme), pas les Données du Client confiées à l'Assistant. Ils sont décrits dans la politique de confidentialité.
| Prestataire | Rôle | Lieu et transferts |
|---|---|---|
| Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlande) | Paiement par carte, portail des factures et de la carte, relances de paiement | Irlande ; transferts vers Stripe, Inc. (États-Unis) fondés sur le cadre de protection des données UE–États-Unis et, à titre subsidiaire, sur les clauses contractuelles types (addendum de transfert de Stripe) |
| Scaleway SAS | Hébergement du site, de la Plateforme et de l'outil de gestion de CentIA ; envoi des courriers électroniques de service | France |
| Telegram | Notifications internes adressées à CentIA ; numéro de dossier et étape ; elles peuvent aussi contenir le nom, l'entreprise, le SIREN, les coordonnées de contact et le texte d'une demande ; la minimisation est en cours | Hors Union européenne (voir partie C) ; base des notifications à documenter avant tout envoi de données personnelles |
| Apple Distribution International Ltd. (Irlande) ; Google Ireland Limited | « Se connecter avec Apple », « Se connecter avec Google » | Lieux et bases de transfert selon les conditions d'Apple et de Google ; des transferts hors de l'Union européenne sont possibles |
| API « Recherche d'entreprises » (État, data.gouv.fr) | Contrôle du SIREN, de l'état actif, de la dénomination et du code d'activité | France |
| Pennylane (ouverture du compte prévue) ; expert-comptable non désigné à ce jour | Comptabilité ; émission et réception des factures électroniques | France, sous réserve de confirmation des lieux de traitement par Pennylane |